Cómo definir los entregables de una oferta sin prometer de más
Una oferta puede parecer clara hasta que llega el momento de entregar.
Entonces aparecen preguntas como:
- ¿Cuántas piezas incluye?
- ¿Cuántos cambios puede pedir el cliente?
- ¿Incluye reuniones?
- ¿Incluye implementación?
- ¿Incluye soporte después de entregar?
- ¿Qué pasa si pide algo diferente?
- ¿Cuándo termina realmente el trabajo?
Definir los entregables antes de vender ayuda a evitar estas dudas.
Un entregable explica qué recibe exactamente el comprador.
Por ejemplo:
Revisión de una página con cinco recomendaciones prioritarias.
O:
Ocho publicaciones, ocho textos y un calendario mensual.
Cuanto más claro sea el alcance, más fácil será:
- Calcular el precio.
- Estimar el tiempo.
- Evitar trabajo no previsto.
- Explicar la oferta.
- Cumplir lo prometido.
- Mantener expectativas razonables.
Qué es un entregable
Un entregable es una parte concreta de la solución que el comprador recibe.
Puede ser:
- Documento.
- Informe.
- Plantilla.
- Diseño.
- Publicación.
- Videollamada.
- Grabación.
- Configuración.
- Revisión.
- Lista.
- Calendario.
- Auditoría.
- Archivo editable.
- Acceso.
Un entregable debe poder describirse de forma concreta.
Demasiado amplio
Marketing para su negocio.
Más claro
Ocho publicaciones mensuales con texto, idea visual y calendario de publicación.
La segunda versión permite entender qué se entrega.
Resultado y entregable no son lo mismo
El resultado explica qué cambio busca conseguir la persona.
El entregable explica qué recibe.
Ejemplo
Resultado:
Organizar sus prospectos.
Entregables:
- Hoja personalizada.
- Sesión de configuración.
- Video breve.
- Una ronda de ajustes.
Otro ejemplo:
Resultado:
Explicar mejor sus servicios.
Entregables:
- Revisión de una página.
- Informe con cinco cambios.
- Ejemplos de reescritura.
- Llamada de 20 minutos.
Una oferta puede tener buenos entregables y aun así no comunicar un resultado claro.
También puede prometer un resultado atractivo sin explicar qué se entregará.
Necesita ambas cosas.
Por qué el alcance debe definirse antes de vender
Cuando el alcance es ambiguo, cada persona puede interpretar algo distinto.
Por ejemplo:
Gestión de redes sociales.
Puede significar:
- Crear contenido.
- Diseñar.
- Publicar.
- Responder mensajes.
- Analizar métricas.
- Gestionar anuncios.
- Preparar reportes.
- Hacer estrategia.
- Contestar comentarios.
Si usted pensaba incluir tres tareas y el comprador esperaba ocho, aparecerá un problema.
Definir el alcance protege a ambas partes.
Cómo decidir qué incluir
Empiece por el resultado.
Pregúntese:
¿Qué elementos necesita realmente el comprador para obtener este resultado inicial?
No añada entregables únicamente porque hacen que la oferta parezca más grande.
Cada elemento debería cumplir una función.
Ejemplo
Resultado:
Tener un mes de contenido preparado.
Entregables necesarios:
- Calendario.
- Ocho textos.
- Ocho ideas visuales.
Puede que no necesite incluir:
- Gestión de anuncios.
- Respuesta a comentarios.
- Estrategia anual.
- Publicación diaria.
- Automatizaciones.
Menos puede ser mejor
Una primera oferta pequeña puede ser más fácil de:
- Entender.
- Vender.
- Calcular.
- Entregar.
- Mejorar.
Añadir más elementos aumenta:
- Tiempo.
- Costos.
- Reuniones.
- Revisiones.
- Riesgo.
No mida el valor únicamente por cantidad.
Cómo decidir qué no incluir
Defina explícitamente las exclusiones importantes.
Por ejemplo:
Incluye la revisión del texto, pero no el diseño de la página.
O:
Incluye la configuración inicial, pero no soporte mensual.
O:
Incluye una ronda de ajustes, pero no cambios de concepto después de la aprobación.
Las exclusiones evitan expectativas incorrectas.
Preguntas útiles
- ¿Qué tarea podría asumir el cliente que está incluida?
- ¿Qué parte requeriría otra habilidad?
- ¿Qué elemento puede aumentar demasiado el tiempo?
- ¿Qué servicio podría venderse por separado?
- ¿Qué depende de terceros?
Cómo definir cantidades
Las cantidades reducen ambigüedad.
En lugar de:
Publicaciones para redes.
Use:
Ocho publicaciones.
En lugar de:
Revisiones.
Use:
Una ronda de ajustes.
En lugar de:
Soporte.
Use:
Soporte por correo durante siete días después de la entrega.
Defina:
- Número.
- Duración.
- Frecuencia.
- Canal.
Cómo limitar revisiones
Las revisiones pueden convertirse en trabajo ilimitado si no están definidas.
Especifique:
- Cuántas rondas.
- Qué tipo de cambios incluyen.
- Cuándo deben solicitarse.
- Qué cambios quedan fuera.
Ejemplo
Incluye una ronda de ajustes menores dentro de los cinco días posteriores a la entrega.
Esto es más claro que:
Incluye revisiones.
Qué puede considerarse cambio adicional
- Nueva dirección creativa.
- Nuevo público.
- Cambio de estrategia.
- Entregables adicionales.
- Rehacer trabajo ya aprobado.
- Modificar algo fuera del alcance inicial.
Estos cambios pueden cotizarse por separado.
Cómo definir tiempos de entrega
Evite:
Se entrega pronto.
Prefiera:
Primera versión en tres días hábiles después de recibir toda la información necesaria.
El tiempo debe considerar:
- Preparación.
- Producción.
- Revisiones.
- Dependencias del cliente.
- Días hábiles.
- Otros proyectos.
No prometa tiempos imposibles solo para hacer la oferta más atractiva.
Qué depende del comprador
Algunas entregas no pueden comenzar sin información.
Defina qué debe proporcionar el cliente.
Por ejemplo:
- Accesos.
- Logo.
- Fotografías.
- Textos.
- Brief.
- Respuestas.
- Aprobaciones.
- Datos.
- Ejemplos.
Puede escribir:
El plazo comienza cuando se recibe toda la información necesaria.
Esto evita que un retraso del cliente se convierta en un incumplimiento suyo.
Cómo manejar cambios adicionales
Aunque el alcance esté bien definido, pueden aparecer solicitudes nuevas durante el trabajo.
Por ejemplo:
- Añadir otro entregable.
- Cambiar el público.
- Incorporar una nueva página.
- Crear una segunda versión.
- Modificar algo ya aprobado.
- Pedir una tarea que no estaba incluida.
No necesita aceptar automáticamente todos los cambios.
Puede responder:
Ese cambio queda fuera del alcance inicial. Puedo incluirlo como trabajo adicional y enviarle una nueva cotización.
La clave es separar:
- Lo incluido.
- Lo adicional.
- Lo que requiere una nueva propuesta.
Cómo definir soporte
La palabra “soporte” puede significar muchas cosas.
Puede incluir:
- Correo.
- WhatsApp.
- Videollamada.
- Chat.
- Revisión.
- Ayuda técnica.
- Preguntas después de la entrega.
Defina:
- Canal.
- Duración.
- Frecuencia.
- Tipo de dudas.
- Horario o plazo de respuesta.
Ejemplo
Incluye soporte por correo durante siete días después de la entrega para dudas relacionadas con el uso del material.
Esto es más claro que:
Incluye soporte.
Cómo evitar soporte indefinido
No deje abiertas frases como:
Puede escribirme cuando quiera.
Puede generar expectativas difíciles de sostener.
Prefiera:
Puede enviar dudas durante los siete días posteriores a la entrega.
O:
Incluye una llamada de seguimiento de 20 minutos.
Cómo evitar una oferta demasiado amplia
Una oferta puede crecer demasiado cuando intenta incluir:
- Todo lo que el cliente podría necesitar.
- Todas las etapas del proceso.
- Muchas revisiones.
- Soporte continuo.
- Varias soluciones distintas.
Pregúntese:
¿Cuál es el resultado inicial que quiero entregar?
Después elimine elementos que no sean necesarios para ese resultado.
Ejemplo demasiado amplio
Estrategia, contenido, diseño, publicación, anuncios, métricas, soporte y automatización.
Versión reducida
Calendario mensual, ocho textos y una ronda de ajustes.
La segunda versión es más fácil de calcular, explicar y probar.
Ejemplo completo 1: revisión de página
Resultado
Identificar las cinco mejoras prioritarias para que una página explique mejor la oferta.
Incluye
- Revisión de una página.
- Informe.
- Cinco recomendaciones.
- Ejemplos.
- Llamada de 20 minutos.
No incluye
- Implementación.
- Diseño.
- Desarrollo.
- Reescritura completa.
- Segunda página.
Revisiones
Una ronda de dudas durante cinco días.
Entrega
Tres días hábiles después de recibir la URL y la información necesaria.
Ejemplo completo 2: contenido mensual
Resultado
Tener un mes de contenido preparado.
Incluye
- Ocho publicaciones.
- Ocho textos.
- Ocho ideas visuales.
- Calendario mensual.
- Una ronda de ajustes.
No incluye
- Diseño.
- Publicación.
- Gestión de comentarios.
- Anuncios.
- Reportes.
Revisiones
Una ronda dentro de los cinco días posteriores a la entrega.
Entrega
Cinco días hábiles después de recibir la información.
Ejemplo completo 3: plantilla personalizada
Resultado
Organizar prospectos y próximos pasos en un solo lugar.
Incluye
- Hoja personalizada.
- Campos definidos.
- Ejemplo completado.
- Video breve.
- Una sesión de 30 minutos.
No incluye
- Automatizaciones.
- Integraciones.
- CRM.
- Soporte mensual.
Soporte
Dudas por correo durante siete días.
Plantilla para definir el alcance
Complete:
Resultado principal: ____________________.
Entregables: ____________________.
Cantidad: ____________________.
Formato: ____________________.
Tiempo de entrega: ____________________.
Revisiones incluidas: ____________________.
Soporte incluido: ____________________.
Información que debe proporcionar el cliente: ____________________.
No incluye: ____________________.
Cambios adicionales se cotizan como: ____________________.
Tabla de alcance
| Elemento | Definición |
|---|---|
| Resultado | |
| Entregables | |
| Cantidades | |
| Revisiones | |
| Soporte | |
| Tiempo | |
| Dependencias | |
| Exclusiones | |
| Cambios adicionales |
Errores frecuentes
Usar palabras ambiguas
Como:
- Soporte.
- Revisiones.
- Gestión.
- Optimización.
- Acompañamiento.
Defina exactamente qué significan.
No definir cantidades
Evite:
Incluye contenido.
Prefiera:
Incluye ocho publicaciones.
No definir cuándo termina el trabajo
Cada oferta debe tener un punto de cierre.
Incluir demasiadas revisiones
Puede aumentar el tiempo sin aumentar el precio.
No indicar qué depende del cliente
Esto puede generar retrasos y conflictos.
Aceptar cambios sin revisar el alcance
Cada cambio puede afectar:
- Tiempo.
- Costo.
- Entrega.
- Calidad.
Prometer soporte indefinido
Defina duración y canal.
Cómo comprobar si el alcance está claro
Pregunte a alguien:
¿Qué entiende que recibiría?
¿Qué cree que no está incluido?
¿Cuántas revisiones esperaría?
¿Cuándo termina el servicio?
Si las respuestas son diferentes a lo que usted pretende, revise el texto.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos entregables debe tener una oferta?
No existe un número ideal.
Incluya solamente los necesarios para producir el resultado.
¿Debo incluir revisiones?
Depende del tipo de trabajo.
Cuando las incluya, defina cantidad y tipo.
¿Qué hago si el cliente pide más?
Explique que está fuera del alcance y cotícelo por separado.
¿Debo incluir soporte?
Solo cuando sea útil y sostenible.
¿Cómo sé qué excluir?
Piense en tareas que:
- Requieren otra habilidad.
- Aumentan mucho el tiempo.
- No son necesarias para el resultado.
- Podrían venderse aparte.
¿Puedo cambiar el alcance después?
Sí.
Pero cualquier cambio debe quedar claro antes de continuar.
Conclusión: un buen alcance protege a ambas partes
Definir entregables no consiste en poner límites por desconfianza.
Consiste en crear claridad.
El comprador debe saber:
- Qué recibirá.
- Cuánto recibirá.
- Cuándo.
- Qué puede pedir.
- Qué no está incluido.
Y usted debe saber:
- Cuánto trabajo requiere.
- Cuándo termina.
- Qué cambios son adicionales.
- Qué precio necesita.
Una oferta clara es más fácil de vender y de entregar.
Una vez que el alcance esté claro, puede utilizar esos límites para crear una oferta piloto y comprobar cuánto tarda, qué utiliza el cliente y qué necesita ajustar.
Una vez que el cliente acepta, esos límites deben convertirse en un proceso de incorporación y entrega. Revise qué hacer después de conseguir su primer cliente para mantener alcance, tiempos y comunicación bajo control.
Próximo paso
Si todavía necesita definir el precio, revise cómo fijar el precio de una oferta.
Si todavía está construyendo la propuesta completa, consulte cómo convertir una idea en una oferta.
Después puede utilizar cómo conseguir su primer cliente para presentar la oferta a personas reales.
Antes de decidir qué incluir, asegúrese de que el resultado principal de la oferta esté claro. Puede revisar cómo definir una propuesta de valor para conectar el problema, el resultado y la diferenciación antes de ampliar el alcance.
Una vez que tenga claros los entregables, límites y tiempos, puede utilizar esa información para presentar la oferta de forma clara antes de mostrarla a posibles clientes.
También puede completar el diagnóstico gratuito de DecideyVende para recibir una primera recomendación.
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Defina hoy qué incluye, qué no incluye y cuántas revisiones tendrá su oferta.